Personvernerklæring for rekruttering og ansettelse

Sector Alarm samler inn og behandler dine personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Personopplysningene blir samlet inn fra deg og fra andre tilgjengelige kilder, i den grad det er relevant og lovlig. Avhengig av omstendighetene vil følgende personopplysninger bli behandlet:

• Personlig informasjon: Navn, fødselsdato, foretrukket språk og landskode (mobil).
• Kontaktinformasjon: e-postadresse, telefonnummer og postadresse
• Informasjon om søknaden: søknad, CV, sertifikater, attester og uttalelser fra referansene
• Intervju- og vurderingsdata: interne vurderinger/rapporter fra intervjuer, vurdering av ferdigheter, kreditt- og bakgrunnssjekk (avhengig av stillingen du søker på, og når det er relevant for rekrutteringsprosessen)
• Informasjon om tester: informasjon og resultater fra personlighets- og ferdighetstester som du utfører under rekrutteringsprosessen
• Teknisk informasjon: Når du går inn på Sector Alarms tjenester på nett, lagrer internettserverne våre automatisk informasjon om besøket ditt. Disse oppføringene inkluderer vanligvis: IP-adresse, tid for besøk, antall sider besøkt, koblede nettsteder og funksjoner som er brukt, innholdet som ble sett på eller bedt om, type nettleser og valgt språk. Du finner mer informasjon om dette i retningslinjene for informasjonskapsler.

Følgende opplysninger behandles kun i spesifikke situasjoner:

• Politiattest: Hvis du blir tilbudt en stilling hos Sector Alarm, vil vi for noen av stillingene be om en politiattest. Dokumentet må sendes via kryptert e-post til en spesifikk e-postadresse for nettopp dette formålet. Dokumentet lagres ikke noen andre steder, og slettes umiddelbart så snart ansettelsesprosessen er avsluttet.

Sensitiv informasjon: Vanligvis innhenter vi ikke sensitive personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Hvis du har fysiske begrensninger eller spesielle behov som krever at vi tar spesifikke hensyn under rekrutteringsprosessen, kan vi imidlertid ha behov for relevant informasjon for å gjøre det mulig å søke jobb hos oss, og for å sikre at vi overholder forpliktelsene våre i forbindelse med ansettelsen. E-postkorrespondanse er ikke alltid trygt, så vi anbefaler deg å utelate sensitive opplysninger fra e-posten du sender til oss.

For å kunne motta og håndtere jobbsøknader gjennom nettsidens rekrutteringstjeneste, bruker vi Greenhouse Software, Inc., 110 Fifth Avenue, 3rd Floor, New York, NY 10011, USA («Greenhouse Software») sine tjenester. I rekrutteringsjenesten kan du søke på stillinger og laste opp relevante personopplysninger, som navn, e-post, LinkedIn-profil, CV og personlige dokumenter. Se også avsnitt 1 ovenfor.

Opplysningene i Greenhouse behandles på servere utenfor EU (hovedsakelig USA), og er kun tilgjengelige for Sector Alarm eller Greenhouse Software etter at du har klikket på «send søknad»-knappen på nettstedets rekrutteringstjeneste. Du kan finne Greenhouse Softwares retningslinjer for personvern her.

Grunnlaget for behandlingen av personopplysninger i rekrutteringsprosessen er Sector Alarms legitime interesser, jf. GDPR art. 6.(1) f). Sector Alarm har en legitim interesse i å håndtere og fullføre rekrutteringsprosessen på en forsvarlig og lovlig måte, og vi har funnet at denne interessen ikke går på bekostning av dine grunnleggende rettigheter eller friheter. Sector Alarm må forsikre seg om at vi ansetter den rette personen, og må kunne dokumentere at prosessen er gjennomført på riktig måte.

Sector Alarm kan også behandle personopplysningene dine basert på ditt samtykke. Vi gjør dette kun etter å ha fått ditt skriftlige samtykke til behandling av personopplysningene. Dette juridiske grunnlaget brukes kun i forbindelse med frivillige behandlinger, typisk dersom vi ber om samtykke til å beholde din CV i vår rekrutteringsdatabase for eventuelle senere ledige stillinger. Samtykke blir ikke brukt ved nødvendige eller obligatoriske behandlinger. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ved å kontakte Sector Alarm.

I visse tilfeller kan behandlingen også være nødvendig for å overholde lover og forskrifter.

Det rettslige grunnlaget for å behandle politiattester er GDPR art. 10.

For Norge gjelder følgende lover og forskrifter hva gjelder rekrutteringsprosessen for enkelte av våre stillinger:

Installatører og salgsrepresentanter: § 34-7, andre ledd av politiregisterforskriften.

Sikkerhetshåndtering: § 3, tredje og fjerde ledd i lov om vaktvirksomhet av 2001.01.05, nr. 1, jf. § 4 i vaktvirksomhetsforskriften.

Sikkerhetsvakter og lignende stillinger: § 8, lov om vaktvirksomhet av 2001.01.05 nr.1, jf. § 5 i vaktvirksomhetsforskriften.

Sector Alarm bruker personopplysningene dine til følgende formål:

Evaluere jobbsøknaden din:

• Gå gjennom kvalifikasjonene dine og ta avgjørelser i forbindelse med ansettelse
• Sammenstille kvalifikasjonene med alle utlyste stillinger innenfor en gitt tidsramme
• Kommunisere med deg i forbindelse med rekrutteringsprosessen
• Ved ansettelse brukes de nødvendige personopplysningene videre i Workday, vårt personalsystem.

Sector Alarm kan også bruke personopplysningene dine til følgende formål:

• Opprette ansattstatistikk
• Løse tvister
• Sikre informasjonssikkerhet

Vi behandler ikke personopplysningene dine til andre formål som er uforenlige med de formålene som personopplysningene er innhentet for, uten samtykke fra deg eller rettslige grunnlag.

Sector Alarm oppgir ikke personopplysningene dine til andre, med mindre det er et rettslig grunnlag for dette, dvs. om informasjonen er påkrevd ved lov, eller når den trengs i forbindelse med en lovlig prosess (f.eks. å beskytte Sector Alarms rettigheter i en tvist, som beskrevet i avsnitt 4 ovenfor). Utover dette vil dine personopplysninger ikke bli delt med andre med mindre du har gitt samtykke til dette, eller hvis vi etter loven er pliktig til å dele informasjonen.

Nedenfor en oversikt over kategorier for hvilke parter vi deler personopplysninger med. Sector Alarm bruker databehandlere til å samle inn, lagre og behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått en kontrakt for å sikre beskyttelsen av personvernet i alle deler av behandlingen. Vi selger ikke dine personlige data til tredjepart for markedsføringsformål.

Konsernselskaper

Vi er en del av Sector Alarm Group, hvor den norske enheten Sector Alarm Holding AS er den kontrollerende enheten. Group sin IT-funksjon administrerer alle våre IT-systemer på våre vegne som vår databehandler, og det foreligger en databehandleravtale for dette formålet. Dette betyr at ansatte i Group IT har tilgang til personopplysningene vi har lagret i våre IT-systemer. Andre konsernfunksjoner kan også be om tilgang til personopplysninger for å utføre analyser og generere rapporter for å sikre rapportering til konsernledelsen og styret. All tilgang til våre IT-systemer er begrenset til hva som er strengt nødvendig.

Leverandører

Vi bruker leverandører som leverer tjenester til oss, hvor behandling av personopplysninger er nødvendig for at leverandøren skal levere slike tjenester. Dersom leverandøren behandler personopplysninger på våre vegne, defineres de som databehandler. Vi vil kun bruke databehandlere som kan garantere overholdelse av gjeldende lover iht. personvernforordningen, samt våre tekniske og organisatoriske krav. Vi vil alltid ha en databehandleravtale på plass for å styre våre instruksjoner for databehandlere. Vi har følgende nøkkelkategorier av leverandører:

• IT-systemleverandører: Disse leverandørene kan utføre service og vedlikehold på IT-systemene de leverer til oss. I den grad de har tilgang til, eller på annen måte behandler, personopplysninger på våre vegne som databehandler, har vi signert en databehandleravtale. De kan også lagre data på deres egne servere eller i en skytjeneste levert av dem, i slike tilfeller defineres de som våre databehandlere.
• Partnere: Vi samarbeider med partnere som genererer potensielle kandidater til oss, for eksempel rekrutteringsbyråer og vikarbyråer. Disse partene deler informasjonen din med oss ​​på bakgrunn av deres avtaler eller samtykker med deg.
• Markedsføringsleverandører: Vi bruker LinkedIn, TikTok, Snapchat, Google Inc og Facebook Inc for markedsføringsføring av ledige stillinger på internett og i sosiale medier. For mer informasjon, se våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Som utgangspunkt prøver vi alltid å sikre at personopplysningene dine behandles innenfor det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS). Noen av våre leverandører befinner seg imidlertid utenfor EØS, eller har servere eller konsernselskap utenfor EØS. I slike tilfeller vil vi sørge for å ha etablert en gyldig overføringsmekanisme, det vil si EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, bindende foretaksregler eller standard kontraktbestemmelser i EU. I tillegg vil vi gjennomføre ytterligere sikkerhetstiltak for å sikre at dine rettigheter og friheter som europeisk borger blir tilstrekkelig beskyttet, også når data overføres utenfor EØS. Du kan finne en kopi av standardkontraktbestemmelsene i EU som Sector Alarm bruker, ved å klikke her. Ved spesielle anledninger, og kun for den anledningen, kan vi også overføre personopplysninger til mottakere utenfor EØS hvis dette er nødvendig for å oppfylle vår kontrakt med deg, eller hvis du samtykker til en slik spesifikk overføring. Vi kan komme til å revidere eller oppdatere våre overføringsmekanismer for at de skal overholde endringer i personvernlovgivningen eller kravene fra EU-kommisjonen. Hvis vi gjør det, vil vi også oppdatere denne personvernerklæringen.

Sector Alarm bruker særlig Greenhouse Software for å administrere rekrutteringsnettsiden som beskrevet ovenfor. Behandling av personopplysninger er basert på EU-godkjente standard kontraktbestemmelser. I tillegg viser vi stillingsannonser på sosiale medier som TikTok, Snapchat, Facebook, Instagram og LinkedIn. Disse aktørene behandler personopplysninger utenfor EØS. Vær oppmerksom på at din bruk av disse sosiale medieplattformene er underlagt plattformenes egne bruksvilkår og retningslinjer for personvern.

Personopplysningene dine lagres kun så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for.

Alle personopplysninger som samles inn og lagres basert på vår legitime interesse, slettes i løpet av ett år.

Lagringstiden regnes ut i dager, fra datoen du fikk beskjed om at en annen kandidat fikk stillingen du søkte på.

Der det er aktuelt, inkluderer dette all informasjon i kategoriene spesifisert over, dvs.

• Individuell informasjon, kontaktinformasjon, søknadsinformasjon, intervju- og vurderingsinformasjon, testinformasjon og teknisk informasjon

Følgende personopplysninger kan slettes ved å kontakte Sector Alarm ved HR.

• CV, sertifikater, søknad og attester

 Som nevnt ovenfor, slettes alle politiattester umiddelbart så snart ansettelsesprosessen er avsluttet.

Noen ganger spør vi om du ønsker at vi beholder personopplysningene dine i en lengre periode for eventuelle senere rekrutteringsprosesser. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket til å lagre og behandle personopplysningene dine.  

Som rettighetshaver har du flere rettigheter i henhold til gjeldende personvernregelverk. For å utøve disse rettighetene, vennligst kontakt vårt personvernombud per e-post til personvernombud@sectoralarm.no. For å sikre at vi ikke deler personopplysninger med uautoriserte tredjeparter, vil vi be deg bekrefte identiteten din før vi svarer på forespørselen din. Forutsatt at vi har bekreftet din identitet, vil vi svare så snart som mulig og normalt innen 30 dager. Hvis vi ikke er i stand til å svare innen 30 dager, vil vi varsle deg om forsinkelsen og årsaken til den i god tid og før 30-dagers fristen. Nedenfor er en oversikt over dine rettigheter. Du kan lese mer om dette på nettsidene til Datatilsynet.

Innenfor begrensningene fastsatt i gjeldende lov, har du følgende personvernrettigheter:

• Retten til informasjon: du har rett til informasjon om vår behandling av dine personopplysninger (dvs. denne personvernerklæringen).
  
  
• Rett til innsyn: du har rett til å be om innsyn i personopplysningene dine i tillegg til informasjon om typen, behandlingen og formidlingen av disse opplysningene. Vær oppmerksom på at det finnes noen unntak fra denne rettigheten, for eksempel hvis tilgangen krenker andres rettigheter (for eksempel avslører personlige opplysninger om en tredjepart) eller hvis det gjelder interne dokumenter eller forretningshemmeligheter. Hvis vi gjør noen unntak fra din rett til innsyn, vil vi informere deg spesifikt om dette.
  
  
• Innvendinger mot behandlingen: du kan motsette deg behandling av personopplysningene dine hvis din situasjon krever dette i situasjoner der opplysningene behandles med en legitim interesse. Merk at dette kan føre til at vi ikke kan fortsette med behandlingen av jobbsøknaden din.
  
  
• Trekke tilbake samtykke: du kan når som helst trekke tilbake et hvilket som helst samtykke gitt av deg.
  
  
• Rett til dataportabilitet: du kan få en elektronisk kopi av personopplysningene du har gitt oss i digitalt format enten direkte til deg eller til en tredjepart utpekt av deg
  
  
• Rett til retting, sletting og begrensning: Vi lagrer dine personopplysninger kun så lenge som formålet krever. Du kan be om at feil, unødvendige, uriktige eller utdaterte personopplysninger slettes eller fjernes. Dersom du mistenker at opplysningene vi behandler ikke er riktige, at behandlingen er ulovlig, at vi ikke behandler opplysningene dine i henhold til behandlingsformålene, eller du ønsker å motsette deg behandlingen, kan du kontakte oss for å be om at vi sletter eller begrenser behandlingen av personopplysningene. Vær oppmerksom på at juridiske forpliktelser som skatterapportering og bokføring kan føre til at vi er forpliktet til ikke å slette personopplysningene før den lovbestemte oppbevaringsperioden er utløpt.

Automatiserte beslutninger og profilering:

Vi bruker ikke automatiserte beslutninger som angår deg tilknyttet rekrutteringsformål. For formålet med markedsføring av åpne stillinger bruker vi segmenteringsteknikker og utfører analyser for å optimere vår markedsføringsinnsats, og for å skreddersy markedsføring til våre målgruppepreferanser og behov. Slik analyse kan påvirke markedsføringsbeslutningene våre, men brukes ikke på en måte som kan resultere i juridiske eller tilsvarende betydelige konsekvenser for deg.

Vi har implementert førsteklasses tekniske- og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger, og for å sikre tilgjengeligheten, integriteten og konfidensialiteten til disse. Våre høyt kvalifiserte IT- og sikkerhetseksperter sørger for at våre IT-systemer og plattformer holdes trygge gjennom å kun å benytte leverandører som kan garantere overholdelse av gjeldende sikkerhetsstandarder og -lover.

Du kan imidlertid også bidra til å beskytte dataene dine ved å følge disse enkle sikkerhetstiltakene:

• Ikke send konfidensiell eller sensitiv informasjon via ukryptert e-post. Vi vil aldri be deg om å sende oss bankkontoopplysningene dine på e-post.
  
  
• Du bør alltid bruke et sterkt passord, dvs. et passord som består av både små og store bokstaver, tall og et spesialtegn
  
  
• Ikke klikk på lenker i e-poster du mottar med mindre e-posten er fra en pålitelig avsender. Sjekk alltid e-postadressen til avsenderen av e-poster som ber om informasjon fra deg – ofte bruker svindlerne e-postadresser som ligner originalen. E-poster fra oss vil alltid bli sendt fra domenene sectoralarm.no eller sectoralarm.com.
  
  
• Sørg for at kontaktinformasjonen din er oppdatert slik at vi kan nå deg i tilfelle det er mistanke om svindel
  
  
• Hold enhetene dine oppdatert for å sikre at du alltid har den nyeste versjonen av sikkerhetsinnstillingene installert, da disse kan inneholde oppdateringer for tidligere identifiserte sikkerhetssvakheter

Hvis du observerer mistenkelig aktivitet eller tror at du har vært utsatt for identitetstyveri eller svindel, kontakt vårt kundestøttesenter umiddelbart på +47915 03033

Sector Alarm har firmakontoer på Instagram, Facebook, SnapChat, TikTok og LinkedIn, og behandlingen av personopplysninger på slike plattformer administreres av vilkårene for bruk og personvernreglene som gjelder for hver plattform. Vi bruker disse kontoene til å promotere og forbedre tjenestene våre, og for å promotere selskapet vårt overfor potensielle og nåværende kunder og ansatte, og det juridiske grunnlaget for dette er legitim interesse i henhold til GDPR art. 6(1)(f). Hvis du kontakter oss på en av disse kontoene, eller hvis du liker eller deler noe av innholdet vi publiserer, vil vi kunne se din grunnleggende brukerkontoinformasjon som navn og e-postadresse. Vi vil svare deg innenfor samme plattform og behandle dine personopplysninger i forbindelse med slik kommunikasjon. Vi ber deg vennligst ikke dele konfidensiell personlig informasjon på noen av disse plattformene.

Du kan alltid slutte å følge kontoene våre eller slette kommentarer og meldinger. Vær oppmerksom på at det å slutte å følge kontoen vår ikke vil medføre sletting av dine personlige data. Vær oppmerksom på at alle disse leverandørene/plattformene har internasjonale dataoverføringer til USA. Vi oppfordrer deg til å lese personvernreglene deres for mer informasjon om deres behandling av dine personopplysninger.

Når vi bruker Facebook, mottar vi dessuten aggregerte statistiske rapporter fra Facebook gjennom en tjeneste kalt Facebook Insights. Denne tjenesten lar oss overvåke aktiviteten knyttet til kontoen vår. Disse rapportene inneholder ingen personopplysninger og er anonyme for oss, men vi opptrer som felles databehandler med Facebook Inc for formålene med denne tjenesten. Du kan finne mer informasjon om Facebook Insights her.

Dersom du mener at Sector Alarms behandling av personopplysningene dine bryter med informasjonen i denne erklæringen eller personvernlovgivningen, kan du sende inn en klage til en tilsynsmyndighet. For ytterligere informasjon om disse rettighetene og hvordan du kan utøve dem, kontakt vår personvern-/kvalitetsansvarlig som oppgitt under:  

Kontaktinformasjon til personvernansvarlig Norge:

personvernombud@sectoralarm.no 

DPO@Sectoralarm.com (Sector Alarm Holding AS / Sector Alarm IT AS) 

Sector Alarm AS

Land: Norge 
Adresse: Vitaminveien 1A, 0409 Oslo 
E-postadresse:post@sectoralarm.no  
Telefonnummer: 915 03 033 
Primært organisasjonsnummer: Sector Alarm AS: 975 368 211  

Datterselskaper: 

Sector Alarm Drift AS: 915 453 597
Sector Alarm ALS AS: 915 453 732
SA Salg AS: 993 049 166  


Sector Alarm Holding AS
Land: Norge
Adresse: Vitaminveien 1A, 0409 Oslo 
E-postadresse: post@sectoralarm.no  
Telefonnummer: 915 03 033 
Primært organisasjonsnummer: Sector Alarm Holding AS: 889 158 212 

Datterselskaper: 

Sector Alarm IT AS: 921 186 215